Asistente administrativa en una empresa de ingeniería
Fort Lauderdale, FL, 33312
Asistente administrativa en una empresa de ingeniería
Tiempo completo • Fort Lauderdale, FL, 33312
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Comida y aperitivos gratis
- Uniformes gratuitos
- Seguro médico
Una empresa de ingeniería estructural del sur de Florida busca un Asistente Administrativo detallista y proactivo para apoyar a nuestro equipo. Este puesto es ideal para alguien con una sólida formación organizativa que esté interesado en la posibilidad de pasar a un puesto a tiempo completo en el futuro. El candidato seleccionado desempeñará un papel clave para garantizar el buen funcionamiento de nuestra oficina y apoyar a nuestro equipo de ingeniería.
Resumen del puesto
En este puesto, brindarás apoyo a nuestros empleados de oficina y a los directores, asegurándote de que dispongan de toda la información y recursos necesarios para rendir al máximo. Tus responsabilidades incluirán responder a las llamadas, programar citas, planificar reuniones y escribir correspondencia. El candidato ideal está muy organizado, con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal y un carácter amable.
Resumen del puesto
En este puesto, brindarás apoyo a nuestros empleados de oficina y a los directores, asegurándote de que dispongan de toda la información y recursos necesarios para rendir al máximo. Tus responsabilidades incluirán responder a las llamadas, programar citas, planificar reuniones y escribir correspondencia. El candidato ideal está muy organizado, con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal y un carácter amable.
Responsabilidades clave
- Contesta y dirige las llamadas y correos entrantes de forma profesional
- Comunícate con clientes, gestores de propiedades, contratistas, departamentos municipales y otros representantes del proyecto
- Programar inspecciones, reuniones, entrevistas y llamadas de conferencia
- Coordinar los acuerdos de acceso y confirmar citas con clientes y personal de campo
- Preparar, formatear, corregir y distribuir propuestas, acuerdos, cartas, informes, actas de reuniones y otros documentos del proyecto
- Ayuda con la escritura y formato de informes de campo de ingeniería
- Crear y mantener archivos electrónicos y físicos de proyectos
- Subir, descargar, organizar y distribuir documentos a través de Dropbox y otras plataformas de intercambio de archivos
- Haz un seguimiento de los plazos de los proyectos, documentos pendientes, solicitudes de inspección, pagos y seguimientos
- Ayudar a preparar y presentar documentos a ciudades, condados y otras agencias gubernamentales
- Haz seguimiento con los clientes sobre propuestas, acuerdos, facturas, programación y la información requerida del proyecto
- Preparar y enviar correspondencia profesional en nombre de ingenieros y dirección
- Mantener información precisa de clientes y proyectos en los sistemas de la empresa
- Ayuda con la facturación, el seguimiento de pagos y tareas básicas de QuickBooks
- Coordinarse con ingenieros y personal de campo para recopilar hojas de horas, informes, fotografías e información del proyecto
- Proporcionar apoyo general para las operaciones diarias de la oficina
- Pedir y mantener material de oficina
- Escanear, copiar, imprimir, enviar y organizar documentos según sea necesario
- Ayudar a la dirección con proyectos especiales y otras tareas administrativas
Cualificaciones
- Se requiere diploma de secundaria/GED, un título de asociado o formación administrativa
- Experiencia previa como asistente administrativo o en un puesto similar
- Familiaridad con equipos de oficina estándar como impresoras y máquinas de fax
- Excelentes habilidades informáticas y conocimientos de Microsoft Word, Outlook y PowerPoint
- Altamente organizado, con excelentes habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar proyectos
- La experiencia en la ingeniería o la construcción es un plus, pero no es obligatorio.
- Este puesto requiere disponibilidad de 8:00 a 16:30, de lunes a viernes.
Beneficios
- Salario competitivo basado en la experiencia.
- Seguro de salud y dental.
- Días libres pagados (PTO) y festivos.
- Plan de ahorro para la jubilación (401k) con aportación de la empresa. (Tras un año de empleo)
- Desarrollo profesional y oportunidades de ascenso.
- Un entorno de trabajo colaborativo y de apoyo, con un enfoque en el crecimiento profesional.
Por favor, no llame a la oficina por este puesto. Todas las consultas deben hacerse por correo electrónico o por nuestro portal de solicitudes.
Compensación: 21,00 $ - 24,00 $ la hora
Swaysland Professional Engineering Consultants, Inc. (SPEC) se estableció en 1990 para ayudar en la solución de una amplia variedad de problemas de edificación y construcción. Más de 75 años de experiencia, desde el diseño nuevo y correctivo hasta la ingeniería forense y la resolución de problemas, han proporcionado a los profesionales de SPEC un conjunto único de capacidades, un profundo conocimiento y una valiosa visión de la industria de la construcción del sur de la Florida.
Hemos participado en miles de proyectos de reparación y restauración en toda la Florida. dedicado a
Proporcionar a los clientes soluciones de ingeniería de calidad de manera profesional, rentable y oportuna.
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